FAQ

Foire aux questions sur l’outil ViVa

 

 

 

Qui utilise ViVa ?

 

Le personnel du PEV du Ministère de la santé est le principal utilisateur de cet outil. Dans certains cas, le bureau de pays de l’UNICEF accepte d’expérimenter l’outil pendant un certain temps avant de passer le relais à ses interlocuteurs gouvernementaux.

 

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D’où proviennent les informations ?

ViVa utilise des informations provenant à la fois de l’utilisateur au niveau national (Ministère de la santé ou bureau de pays) et de la Division des approvisionnements de l’UNICEF.

  • Les mises à jour des stocks sont effectuées par l’utilisateur au niveau national (responsable d’entrepôt ou logisticien du Ministère de la santé). L’utilisateur se connecte à la plateforme ViVa et enregistre le niveau actuel des stocks de l’entrepôt national.
  • Les commandes confirmées sont tirées des bons de commande de l’UNICEF. Ces données sont extraites chaque semaine du progiciel de gestion intégré de l’UNICEF par la Division des approvisionnements et entrées dans ViVa.
  • Les commandes prévues sont saisies par la Division des approvisionnements qui s’appuie sur les informations fournies par le pays au cours de l’exercice de prévision annuel réalisé en automne. Les données sont mises à jour et enregistrées tous les mois dans ViVa.

 

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À quelle fréquence les pays doivent-ils mettre à jour les données sur les stocks ?

Au moins une fois par mois. Certains pays mettent ViVa à jour chaque semaine, ce qui permet de générer des informations plus précises. Pour obtenir les meilleurs résultats possible, la fréquence de mise à jour de ViVa doit être définie en fonction des habitudes d’inventaire.

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Les données sur les niveaux de stocks tirées de l’outil de gestion des stocks sont-elles automatiquement chargées dans ViVa ?

Non. Les utilisateurs doivent se connecter à ViVa et saisir manuellement les niveaux des stocks nationaux et régionaux et les commandes pour générer les prévisions de stocks.

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L’outil ViVa inclut-il à la fois les commandes du programme et du Service des achats ?

Oui. De plus, une estimation des coûts ainsi que les commandes prévues s’affichent également dans ViVa.

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Les pays s’approvisionnant de manière indépendante peuvent-ils utiliser ViVa ?

Oui. La nouvelle version de la plateforme Viva montre les bons des commandes passées à l’UNICEF et ceux des commandes passées à d’autres entités. La saisie des commandes indépendantes dans ViVa incombe aux pays.

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L’outil est-il relié aux systèmes d’information de gestion logistique existants (tels que Logistimo ou Navision) ?

Non. Nous étudions la possibilité d’exporter les données de ViVa pour permettre aux autres systèmes de les utiliser, mais cette option n’est pas encore disponible.

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Combien coûte sa mise en œuvre ?

ViVa est un outil gratuit. Les formations sont généralement dispensées par Skype, ce qui n’entraîne aucun coût.

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Les partenaires (p. ex., CHAI, JSI ou Gavi) ont-ils accès à ces informations ?

 

Non. Les informations entrées dans ViVa sont confidentielles et accessibles uniquement via une connexion sécurisée propre à chaque pays. Les pays doivent demander un nom d’utilisateur et un mot de passe auprès de l’UNICEF pour accéder au système.

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Par où commencer ?

 

Contactez viva@unicef.org. Nous planifierons une séance d’information avec le bureau de pays pour passer en revue l’outil et les conditions d’adhésion.

 

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